– Praxis – Faktura – Das Rahmenvertragsmodul

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Rahmenvertragsabrechnung mit CP-Pro Gerüstbau-Office

Die Firma CP-Pro Software & Services Clausen KG mit Sitz in Dormagen beschäftigt sich seit über 20 Jahren mit der Entwicklung von Software für Gerüstbau-Unternehmen. Mit seinen 12 Mitarbeitern entwickelt CP-Pro Lösungen zur Abrechnung von Gerüstbauleistungen und automatischer Mietberechnung (Faktura), Kostenkontrolle und Projektbewertung (Controlling), Einteilung von Personal und Ressourcen mit Gefährdungsbeurteilung (Dispo), der Lagerverwaltung (Lager) sowie ein Konstruktionsprogramm für Rahmen- und Modulgerüste. In der aktuellen, jetzt auf dem Markt befindlichen Faktura-Version wurden nun auch sämtliche notwendigen Prozesse für die Abwicklung von Rahmenverträgen implementiert.

Rahmenverträge benötigen spezielle Funktionen, um viele Einzelgerüste zu erfassen und zu verwalten. Das Rahmenvertragsmodul wird meist für die Zusammenarbeit mit der Industrie eingesetzt und bietet für diesen Zweck spezielle Übersichten und Funktionen. Als führender Anbieter von Gerüstbau-Software hat sich CP-Pro intensiv mit den Besonderheiten des Rahmenvertrages beschäftigt und so das schon lange auf dem Markt befindliche RV-Modul deutlich erweitert und verbessert.

Leistungsverzeichnis

Grundlage eines Rahmenvertrages ist das Leistungsverzeichnis des Kunden. Leistungsverzeichnisse enthalten Positionsnummern, Kurz- und Langtexte, Prozentwerte für Zuschlagspositionen, Einzelpreise für Auf- und Abbau sowie Mietpreise. Einige Leistungsverzeichnisse enthalten auch Staffelpreise für bestimmte Fußpunkt- oder Gerüsthöhen oder berechnen den Preis in Abhängigkeit von der einmal erfassten Abmessung eines Gerüstes. Alle diese Anforderungen können positionsweise in CP-Pro Gerüstbau-Office erfasst werden.

Sofern Leistungen nicht nur vom eigenen Personal, sondern auch von Nachunternehmern durchgeführt werden, können positionsbezogen die Konditionen der Nachunternehmer erfasst werden. Hierbei ist sowohl die individuelle Eingabe als auch die automatische Berechnung von Einzelpreisen auf Grundlage der Kundenpreise möglich. Auch ist die Vorgabe von Prozentwerten für Zuschläge an den Nachunternehmer möglich. Für die Abrechnung des Nachunternehmers werden die Kunden-Massen des RV-Aufmaßes mit den hier hinterlegten Nachunternehmer-Konditionen bewertet und als Rechnungseingang mit der Möglichkeit zur Ausdruck einer Gutschrift gespeichert. Diese Gutschrift dient zur Prüfung der Nachunternehmerleistungen.

Kostenträger/Rahmenvertrag

Der Kostenträger ist der Rahmenvertrag. Hier werden Kunde, Objekttext und verschiedene Angaben zur Rechnungsstellung (Prozentwerte zur Rechnungsstellung von Auf- und Abbau, Grundvorhaltung, Längervorhaltung) sowie zur Konfiguration von Bildschirm- und Druckmasken festgelegt. Der Kostenträger wird dem zuvor erfassten Leistungsverzeichnis zugeordnet. Diese Zuordnung stellt sicher, dass nur die darin erfassten Leistungspositionen und Nachunternehmer-Zuordnungen im RV-Aufmaß ausgewählt werden können. Gleichzeitig können dem Nachunternehmer die Aufmaße mit seinen erbrachten Leistungen ausgegeben werden, damit dieser seine u.a. für die Buchhaltung notwendigen Rechnungen schreiben kann.

Arbeitsauftrag

Auf Grundlage des mit dem Kunden vereinbarten Rahmenvertrages erhält der Bauleiter einzelne Abrufe zur Gerüstmontage. Für jede Anforderung kann ein Arbeitsauftrag erstellt und ausgedruckt werden. Dieser Arbeitsauftrag kann optional mit zusätzlichen Belegen wie Gefährdungsbeurteilung und Gerüstfreigabeschein ausgedruckt werden. Alle Leistungen werden handschriftlich (tage- und gerüstweise) auf dem Arbeitsauftrag zur Erfassung in CP-Pro Faktura dokumentiert.

Arbeitsauftrag - Erfassung

RV-Aufmaß

Für jedes Gerüst werden die im Arbeitsauftrag dokumentierten Massen als RV-Aufmaß erfasst. Durch die Eingabe von Aufbaudatum, vorläufigem Mietende oder Freimeldedatum wird der fakturierbare Wert ermittelt. Hierbei werden die Vorgaben zur Rechnungsstellung für Auf- und Abbau sowie die Einstellungen für Grundvorhaltung und Längervorhaltung automatisch berücksichtigt.

Rahmenvertrag - Aufmaßerfassung

Sofern die Leistungen von einem Nachunternehmer durchgeführt wurden, kann dieser getrennt für Aufbau und Abbau zugewiesen werden. Die Eingabe der geleisteten Stunden eigener Mitarbeiter ermöglicht eine zeitnahe Auswertung der Produktivität sowie die automatische Berechnung von Prämienlohn.

Rahmenvertrag - Aufmaßerfassung abgerechnet

Sofern kundeneigene Erfassungssysteme wie AES32® oder avisor® verwendet werden, können die dort erfassten Aufmaße nach CP-Pro Faktura importiert werden, um anschließend Nachunternehmer zuzuweisen oder Mitarbeiterstunden zu ergänzen.

RV-Gerüsteliste

Die RV-Gerüsteliste zeigt alle RV-Aufmaße eines Kostenträgers nach frei wählbaren Kriterien an und ermöglicht somit z. B. einen schnellen Überblick über alle stehenden Gerüste oder fakturierbaren RV- Aufmaße (Gerüst- oder Tagelohnscheine). Für die Kunden- oder Nachunternehmer-Abrechnung müssen lediglich die entsprechenden Einträge in der Liste ausgewählt werden. Das Programm stellt sicher, dass keine Abrechnung doppelt ausgeführt werden kann. Darüber hinaus ermöglicht die Gerüsteliste das Anzeigen von RV-Aufmaßen und bereits erstellten Rechnungen bzw. NU-Gutschriften, die Berechnung von Zwischenmieten, das Umbuchen von RV-Aufmaßen auf andere Kostenträger und die Nachkalkulation von Gerüsten bei Eingabe von eigenen Mitarbeiterstunden.

Weiterhin ermöglicht die RV-Gerüsteliste den Export der ausgewählten RV-Aufmaße in folgende Formate:

  • DA11 (REB 23.003)
  • DA12 (GAEB 23.004) • Arriba-XML

Rahmenvertrag - Gerüsteliste

Kunden-Abrechnung

Das Ergebnis einer Rechnungsstellung ist die Kundenrechnung. Diese ermittelt den zugrundeliegenden Leistungszeitraum und enthält alle zuvor ausgewählten RV-Aufmaße mit Angabe der jeweiligen Leistungspositionen wie Montage- und Demontageleistungen, Zuschlägen sowie der Mietermittlung.

Rechnnung aus RV-Gerüsteliste

Druck RV-Rechnnung

Nachunternehmer-Abrechnung
Wenn man nun den Nachunternehmer abrechnet, werden die Massen mit den für den Nachunternehmer hinterlegten Konditionen bewertet und eine Nachunternehmer-Gutschrift erstellt. Zusätzlich wird im Modul Controlling automatisch ein Rechnungseingang erzeugt, der in die Projekt- Nachkalkulation einfließt, um weitere Informationen über die Effizienz der Leistungen zu gewinnen.

Produktivitätsreporting
Das Produktivitätsreporting ermittelt tabellarisch je Kostenträger oder Kolonne für den gewählten

Zeitraum den Ertrag je Stunde. Als Zeiteinheiten können Tage, Wochen oder Monate eingestellt werden. Nach jeder Änderung der Vorgabe muss die Auswertung mit der Schaltfläche „Auswertung berechnen“ aktualisiert werden.

Nachkalkulation
Die Nachkalkulation ermöglicht ein Produktivitätsreporting in der RV-Gerüsteliste. Hier kann mit den dort vorhandenen umfangreichen Filtermöglichkeiten selektiert werden.

Für alle Gerüste werden die Soll-Stunden der Vorkalkulation, die Ist-Stunden der Stundenerfassung sowie die Umsätze und die sich daraus ergebenden Stundensätze getrennt für Aufbau und Abbau ausgegeben.

Halbfertige und Rückstellungen
Diese Auswertung unterstützt die monatliche Bewertung: Aus den Differenzen zwischen

Leistungständen und Erlösen werden die halbfertigen Arbeiten (kalkulatorische Bewertung) und Rückstellungen ermittelt. Dabei werden folgende Leistungsdaten berücksichtigt:

  • Leistungen: Hier ist das Erbringungsdatum maßgeblich (Vorhaltebeginn und Vorhalteende)
  • Erlöse: Hier ist das Buchungsdatum der Rechnung maßgeblich
    Die Ausgabe erfolgt je Kostenträger, kann jedoch für jeden Kostenträger aufmaßbezogen angezeigt werden, um die Werte zu überprüfen. Ein Filter ermöglicht die Einschränkung der Datenauswahl nach Auftragsstatus, Standort, Kunde, Bauleiterkostenstelle und Bauvorhaben.Fazit
    Mit der aktuellen Version von Faktura und dem Rahmenvertragsmodul ermöglicht es CP-Pro, die komplexe Abrechnungsthematik mit der Industrie als Auftraggeber und den Mitarbeitern und Nachunternehmern abzubilden.
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